Betriebsanleitungen, KI und was sich 2027 ändert

Ich habe Technische Dokumentation gelernt. Mein Abschluss heißt offiziell Technischer Kommunikationsassistent, die Klasse hieß schlicht „Technische Dokumentation“. Später habe ich rund ein Jahr in der Doku eines Medizintechnik-Herstellers gearbeitet. Seit ich mit KI Software baue, schaue ich mir immer wieder an, was sich davon auf die Doku übertragen lässt. Ein paar Gedanken dazu.

Wo es in der Doku hakt

Viele Anleitungen scheitern schon an der Sprache. Formulierungen sind zweideutig, Handlungsschritte lassen sich unterschiedlich verstehen, und oft werden Textbausteine verwendet, die nicht zur Situation passen. Wer eine Anleitung liest, muss aber genau wissen, was zu tun ist und was nicht. Gute technische Redaktion ist deshalb Handwerk und keine Nebensache.

Dazu kommt die Pflege. Ein Bauteil ändert sich, eine Variante kommt dazu, ein Warnhinweis muss angepasst werden, und plötzlich gibt es drei Fassungen, von denen keiner mehr genau weiß, welche aktuell ist. Dazu kommen Übersetzungen, die nachgezogen werden müssen, und Bilder, die nicht mehr zum Gerät passen.

In vielen kleineren Betrieben schreibt die Anleitungen jemand nebenbei, oft die Person, die das Produkt am besten kennt. Das Wissen steckt dann in einem Kopf und in einer Handvoll Word-Dateien.

Was KI dabei realistisch abnehmen kann

• Entwürfe aus vorhandenem Material: Aus Stücklisten, alten Anleitungen, Notizen oder einem kurzen Video vom Aufbau einen ersten Entwurf machen, den dann ein Mensch prüft.
• Aufräumen und vereinheitlichen: Begriffe, Warnhinweise und Aufbau über viele Dokumente hinweg angleichen, Widersprüche finden und zweideutige Formulierungen markieren.
• Varianten pflegen: Wenn sich etwas ändert, die betroffenen Stellen in allen Fassungen finden und Änderungsvorschläge machen.
• Vorarbeit für Übersetzungen und Barrierefreiheit: Rohübersetzungen, Bildbeschreibungen und eine klarere Sprache.

Was KI nicht abnimmt

Die Verantwortung bleibt beim Hersteller. Eine Betriebsanleitung ist ein rechtlich relevantes Dokument, und eine KI kennt weder die Risikobeurteilung noch die Maschine im Detail. Am Ende muss jemand vom Fach drüberschauen und freigeben. Dazu kommt die Frage, wo die Daten verarbeitet werden. Konstruktionsunterlagen sind oft Betriebsgeheimnisse und gehören nicht einfach in irgendein Online-Tool.

Warum das Thema gerade jetzt spannend wird

Nach der neuen Maschinenverordnung (EU) 2023/1230, die im Wesentlichen ab dem 20. Januar 2027 gilt, dürfen Hersteller Betriebsanleitungen grundsätzlich digital bereitstellen. Ganz ohne Bedingungen geht das aber nicht:

• Auf der Maschine selbst (oder ersatzweise auf Verpackung oder Begleitdokument) muss stehen, wie man an die digitale Anleitung kommt, und sie muss mindestens zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen online erreichbar sein.
• Das Format muss sich ausdrucken, herunterladen und speichern lassen. Verlangt jemand beim Kauf eine Papierfassung, muss der Hersteller sie innerhalb eines Monats kostenlos liefern.
• Bei Maschinen für nichtprofessionelle Nutzer müssen die Sicherheitsinformationen weiterhin auf Papier beiliegen.

Ein PDF im Downloadbereich reicht also nicht unbedingt. Wer umstellt, braucht eine saubere Ablage, eindeutige Versionen pro Maschine und einen Weg, die Anleitung über Jahre aktuell und erreichbar zu halten. Genau hier passen KI-gestützte Pflege und ein einfaches digitales System gut zusammen.

Wo ich gerade stehe

Ich bin noch dabei, mir das genauer anzuschauen, und baue kein fertiges Produkt dafür. Mich interessiert vor allem, wie kleinere Hersteller und Werkstätten ihre Doku heute organisieren. Wenn Sie selbst Anleitungen schreiben oder pflegen und Lust auf einen Austausch haben, melden Sie sich gern bei mir.

Das Wichtigste in Kürze

• Viele Betriebsanleitungen sind unklar formuliert: zweideutige Sätze, Schritte, die man unterschiedlich verstehen kann, unpassende Textbausteine. Dazu kommt die Pflege bei Änderungen, Varianten und Übersetzungen.
• KI kann Entwürfe, Vereinheitlichung und Variantenpflege übernehmen. Prüfung, Freigabe und Verantwortung bleiben beim Hersteller.
• Ab dem 20. Januar 2027 dürfen Betriebsanleitungen nach der EU-Maschinenverordnung digital bereitgestellt werden, aber nur unter Bedingungen.