Wer das Buchungssystem wechselt, steht vor einer praktischen Frage: Was muss geregelt sein, damit Kundinnen im Übergang nichts doppelt oder gar nicht erhalten?
Warum der Umstieg heikler ist als die Datenübernahme
Ein altes System abzuschalten klingt nach Technik. Kritisch wird es, wenn Kundinnen für kurze Zeit zwei Systeme im Kopf haben: Der Termin liegt noch im alten, die neue App ist schon da, und die Erinnerung kommt zur falschen Zeit oder bleibt aus.
Die Daten zu übertragen ist der kleinere Teil. Die folgenden vier Punkte sind aus meiner Sicht der größere. Sie stammen aus einem Studio-Umstieg, den ich begleitet habe.
1. Die Nachricht an die Kundschaft planen
Alle mit bestehenden Terminen sollten erfahren, was sich ändert. Vor einer Sammelnachricht lohnt sich ein Testlauf, der zeigt, wie viele Personen sie erhalten, und eine bewusste Bestätigung vor dem eigentlichen Versand. Dieselbe Nachricht sollte nicht zweimal rausgehen. Und für Personen ohne gültige E-Mail-Adresse braucht es einen anderen Weg, etwa einen Anruf oder einen Hinweis im Studio.
2. Abgelaufene Erinnerungen nicht nachholen
Wer Erinnerungen im neuen System einschaltet, löst für bald anstehende Termine womöglich sofort eine aus, obwohl der passende Zeitpunkt längst vorbei ist. Besser ist es, abgelaufene Erinnerungen zu überspringen und zu notieren, wie viele das betrifft.
3. Nachrichten mit Platzhaltern nicht versenden
Steht in einer Nachricht noch ein Platzhalter, etwa für einen Link oder eine noch fehlende Angabe, sollte sie nicht rausgehen. Eine automatische Sperre ist dafür zuverlässiger als die Aufmerksamkeit am letzten Tag.
4. Gesperrte Zeiten sind keine Termine
Exporte alter Systeme enthalten häufig Einträge ohne Kundin. Meist sind das gesperrte Zeiten wie Pausen oder Urlaub. Werden sie wie Termine behandelt, stimmen die Zahlen nicht mehr, und Benachrichtigungen laufen ins Leere. Das neue System muss beides unterscheiden können.
Den Ablauf schriftlich festhalten
Wer testet, bestätigt und sperrt, sollte das auch aufschreiben. Eine kurze schriftliche Ablaufbeschreibung kann bei Urlaub oder Krankheit helfen, wenn sonst nur eine Person den Ablauf kennt. Mehr zur Studio-App: Kosmetik; allgemein zu Einrichtung und Umstieg: Leistungen.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Benachrichtigung der Kundschaft gehört zum Umstieg: ein Testlauf und eine Bestätigung vor dem Versand, kein doppelter Versand.
- Abgelaufene Erinnerungen werden übersprungen und nicht nachgeholt.
- Nachrichten mit Platzhaltern sollten automatisch gesperrt sein.
- Gesperrte Zeiten sind keine Termine und müssen im System getrennt behandelt werden.
- Den Ablauf schriftlich festhalten, damit er nicht an einer Person hängt.